Convocation à l’Assemblée Générale

L’association AIMELSF a pour but d’organiser des actions pour que se rencontrent les Sourds, les Malentendants et les Entendants, de faire connaître et de promouvoir l’apprentissage de la langue des signes par le biais de journées, soirées, activités manuelles, culturelles ou sportives (conférences, journées de sensibilisation, loisirs créatifs…). 

Pour faire partie de cette association, il faut avoir envie de participer à des actions communes et de communiquer. 

Cette Association Rezéenne est régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 Aout 1901.

AIMELSF est ouverte à tous ceux qui souhaitent être actif dans notre vie associative (Ami(e)s, Famille, Adhérent(e)s, etc...). 

En Adhérant à l’Association AIMELSF, ceci vous donne droit à :

  • Une assurance responsabilité civile, vous protégeant dans le cadre des activités AIMELSF ;
  • Participer à l’élaboration des sorties et des activités de l’association ;
  • Bénéficier de tarifs préférentiels lors des sorties organisées par l’Association ;
  • Proposer vos idées pour améliorer l’échange entre les Adhérent(e)s ;
  • Voter pour élire les Membres du Bureau qui défendront vos intérêts.

Venez nombreux à l’Assemblée Générale qui aura lieu au CSC Ragon le : 

le Samedi 3 Février 2024 à 16h30

Nous comptons sur votre présence.

LE BUREAU

Adhésions

Le bureau d’AIMELSF recherche des nouveaux membres pour agrandir et pour mieux travailler : on recherche essentiellement des conseillers pour renouveler son bureau, et, bien sûr, de nouveaux adhérents, pour que les principes de l’association (Union, Amitié et Communication) soient partagés par le plus grand nombre.

MERCI, pour ceux qui ne l’auraient pas encore fait, de renouveler votre adhésion pour l’année de 2024 qui se fera aussi le jour de l'Assemblée Générale.

Pour cela, merci de vous rendre sur la page "adhésion".

Merci de nous faire parvenir le coupon – réponse par mail avant le 1er Février 2024.

Candidature

En vue de la prochaine Assemblée Générale fixée le 3 Février 2024 et de l’élection de nouveaux administrateurs conformément à l’ordre du jour, j’ai le plaisir de vous informer que je souhaite me porter candidat à un poste d’administrateur.

Nom, prénom et poste intéressé …………………………………………………………………………………...

Je vous remercie en conséquence de bien vouloir inscrire mon nom sur la liste des candidats à un poste d’administrateur.

Je reste à votre disposition pour m’entretenir avec vous, si vous le souhaitez, et vous confirme ma présence à la prochaine Assemblée Générale où je pourrai exposer les motifs qui m’amènent à présenter ma candidature.

Je vous prie d’agréer, Monsieur le Président, l’assurance de mes salutations les meilleures.

Fait à ……………………………..

Le …………………………………

Signature :

Procuration

Pour les adhérents de l’association AIMELSF qui ne pourraient être présents le 3 Février 2024, nous rappelons qu’il est possible et souhaitable de donner une procuration à un adhérent présent à l’Assemblée Générale.

Ces procurations peuvent être faites sur papier libre ou grâce à la pièce jointe.

Elles doivent parvenir à l’association (ou être remises par le porteur de la procuration) avant le début de l’Assemblée Générale.

Liste adhérent présent à l’assemblée générale pour l’instant : 

  • Sylvain Guibert Trésorier adjoint et conseiller – Adhérent ;
  • Marguerite Lauff – Conseillère – Adhérente ;
  • Michel Bouyer – Président – Adhérent ;
  • Nelly Daubry-Bouyer – Secrétaire et trésorière – Adhérente.

À bientôt,

MICHEL, le Président AIMELSF

Les rôles au sein du bureau

Le bureau est l’organe permanent de l’association. Il se compose d’un Président, d’un secrétaire, d’un trésorier, éventuellement d’adjoints, élus parmi les membres du conseil d’administration. Ces postes ne sont toutefois pas obligatoires. La loi n’exigeant qu’un représentant légal.

Voici les différents postes qui composent le bureau d’une association et leur rôle :

Le Président ou la Présidente :

  • Vous incarnez la responsabilité globale de l’association ;
  • Vous êtes le porte-parole de l’association : vous représentez vos membres auprès de tous quant aux politiques et décisions de votre association ;
  • Vous assumez les décisions nécessaires à la continuité et à la bonne marche de l’association entre les réunions, sujettes à la ratification par les administrateurs ;
  • Vous présidez les réunions ;
  • Vous assurez de la préparation de l’ordre du jour des réunions en lien avec le secrétaire général ;
  • Voyez à ce que les décisions des membres et des administrateurs soient réalisées, car vous êtes le premier responsable ;
  • Vous informez les autres administrateurs des faits et événements pertinents au fonctionnement de l’association ;
  • Vous représentez de plein droit l’association devant la justice ;
  • Vous gérez en lien avec le secrétaire général des messageries de l’association ;
  • Vous faite le rapport moral annuel de l’association pour l’Assemblée générale ;
  • Vous signez les documents administratifs en lien avec l’États, Mairies… (contrats notamment…).

Le Vice-président ou la Vice-présidente :

  • Vous suppléez au président ou à la présidente en cas d’absence de celui-ci ou de celle-ci ;
  • Vous assistez aux réunions ;
  • Vous pouvez être responsable d’un programme ou d’activités spécifiques tels qu’ils vous ont été confiés par les autres administrateurs. 

Le Trésorier ou la Trésorière : 

  • Vous avez la responsabilité de gérer le patrimoine financier de l’association ;
  • Vous recherchez des fonds (subventions…) ;
  • Vous êtes en charge de l’enregistrement comptable et du contrôle des dépenses ;
  • Vous êtes en charge de gérer les devis et de les approuver ;
  • Vous êtes responsable de l’engagement des dépenses de l’association en concertation avec les autres membres du bureau 
  • Vous effectuez les paiements ; 
  • Vous recevez les sommes dues à l’association notamment les inscriptions aux activités ; 
  • Vous encaissez les cotisations ;
  • Vous procédez aux paiements des factures ;
  • Vous assistez aux réunions ; 
  • Vous êtes responsable du contrôle des dépenses de l’association selon les décisions prises par le conseil d’administration ;
  • Vous préparez le compte de résultat et le bilan présentés à l’Assemblée Générale annuelle où vous rendrez compte de votre mission.

Le Secrétaire ou la Secrétaire : 

  • Vous tenez la correspondance de l’association ;
  • Vous êtes responsable des archives, établissez les procès-verbaux des réunions, tenez les registres réglementaire (modification des statuts, changement de composition du conseil d’administration, dossier de préfecture, mise à jour du règlement intérieur…) ;
  • Vous vous occupez de la convocation pour l’Assemblée Générale, en respectant les obligations de délais, de régularité, les moyens de convocation, la préparation de l’ordre du jour, la rédaction du compte rendu, toutes les obligations prévues ;
  • Vous jouez un rôle clé dans la communication interne et externe de l’association, par exemple en tenant à jour les fichiers des adhérents (renouvellement des adhésions des anciens membres mais aussi des nouveaux), des fournisseurs...
  • Vous jouez un rôle important en lien avec le président dans la communication avec les partenaires, les médias…
  • Vous vous occupez de l’organisation interne de l’association et des relations avec les adhérents ;
  • Vous vous occupez de la préparation et de la rédaction en lien avec le président des ordres du jour des réunions ainsi de la rédaction des comptes rendus qui en découlent ;
  • Vous gérez en lien avec le président les messageries de l’association ;
  • Vous vous occupez des demandes de réservations de salles ou des activités.

Le Secrétaire adjoint ou la Secrétaire adjointe :

  • Vous gérez l’envoie des mails en lien avec le secrétaire général ;
  • Vous vous occupez de créer et de suivre les évènements de l’association sur les réseaux sociaux ;
  • Vous gérez les achats de l’association en lien avec le président, le secrétaire général et le trésorier ;
  • Vous gérez en lien avec le secrétaire général le suivi des activités (nombres de personnes…) ;
  • Vous gérez la récupération du courrier de l’association et le suivi des locations de salles (récupération de clés…) ;
  • Vous gérez en lien avec le président et le secrétaire général les messageries de l’association ;
  • Vous préparez la partie concernant les activités pour la présentation lors de l’Assemblée Générale ;
  • Vous préparez les affiches en lien avec le président, le secrétaire général et le trésorier ;
  • Vous envoyez les mails nécessaires aux adhérents et / ou aux anciens adhérents en lien avec le secrétaire général.

Le Conseiller :

  • Vous assistez aux réunions ;
  • Vous participez à la prise de décisions ;
  • Vous venez en soutiens aux tâches du secrétaire et de l’adjoint à leur demande ;
  • Vous êtes responsable de dossiers spécifiques qui vous ont été alloués par le conseil d’administration, notamment sur les recherches des activités.

Qualités nécessaires pour faire partie du Bureau

  • Peut être membre du bureau et de l’association toute personne qu’elle soit sourde, malentendante ou entendante ;
  • Peut être membre toute personne de plus de 18 ans ;
  • Être motivé et avoir envie de pratiquer et préparer les activités ;
  • Être un minimum disponible et surtout aimer donner de son temps ;
  • Avoir le sens des responsabilités ;
  • Être organisé ;
  • Savoir utilisé internet, réseaux sociaux… ;
  • Avoir de la tenue (être présentable sur soi et poli) car par notre image, nous représentons l’association ;
  • Être tolérant (écoute, dialogue, poser des questions, être attentif aux autres) ;
  • Avoir pris connaissance du rôle de chacun des membres dans l’association ;
  • Savoir rester neutre sur les sujets de sociétés et d’actualités ;
  • Avoir envie de dialoguer ou d’apprendre à dialoguer de diverses manières (LSF, LPC, Français écrit, parlé…) ;
  • Être ponctuel aux rendez-vous pour le bon fonctionnement de l’association et de ses activités ;
  • Prévenir si possible à l’avance le secrétaire ou le président en cas d’absence ou de retard à une activité ou réunion ;
  • Seront donner en fin de chaque réunion de bureau, la ou les dates de réunions et sorties prévues à l’avance ;
  • Les personnes arrivées à l’heure au rendez-vous débutent la réunion, respectons les heures prévues aux réunions.

Les fonctions où rôles sont ainsi remplies assez facilement si chaque membre du bureau exerce au mieux ses tâches et ses responsabilités.

Les activités doivent être coordonnées par une personne du bureau, le mieux étant le secrétaire adjoint.

Toutes les tâches ne requièrent pas un responsable toute l’année.

Parfois, il faut être plusieurs membres du bureau.

Pour pouvoir prétendre à un remboursement de frais, les frais doivent être justifiés et justifiables.

Pour être trésorier, il faut pouvoir justifier de compétences professionnelles en comptabilité, il faut avoir les qualités suivantes : prudence, régularité, sincérité et une image fidèle.

La communication peut être assurée également par une ou plusieurs personnes bénévoles (adhérents) de l’association.

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